quarta-feira, 14 de novembro de 2018

O VALOR DA SECRETÁRIA EXECUTIVA



Inspirada pelo meu TCC do MBA, pela minha proposta de autoconhecimento e também pela minha atual busca de emprego, resolvi tecer algumas palavras sobre o valor da secretária.

Engana-se quem pensa que a secretária executiva tem a função de agendar reuniões e servir café. Esse profissional é qualificado em outras áreas do conhecimento como, por exemplo: línguas (materna e estrangeira), economia, matemática financeira, marketing, relações pessoais, informática, técnicas de redação, gestão de informações, facilitadora de processos, além de precisar manter equilíbrio emocional uma vez que lida com informações delicadas e confidenciais. Parece bem fácil, não é? Mas eu proponho a você uma reflexão sobre um dia na rotina de uma secretária:

O expediente começa às 8h00, para todos os colaboradores, mas é bom chegar 10 minutos mais cedo que seu gestor e verificar se tudo está “em ordem” para o início de um novo dia. Se o wi-fi não estiver funcionando corretamente, por exemplo, é bom que você seja a primeira a avisá-lo e que ele saiba que você já tomou providências para que esse problema seja resolvido. Organização, equilíbrio e gestão interpessoal.

08h10 – Você e seu gestor repassam a agenda do dia, modificam os compromissos que forem necessários e, a partir de então, começa seu time keeping, afinal, não é apenas a agenda do seu gestor que está envolvida, mas sim a de todos que são impactados por ela. Empatia, gestão e organização de tempo. Ah! É importante lembrar que a grande maioria das secretárias tem mais de uma pessoa para gerenciar, assim, esse processo deve ser feito com todos, sem atrasar a agenda de nenhum. Multitasking.

08h30 – Surge uma viagem urgente para você organizar, ela é internacional e deve ocorrer em cinco dias. Cada empresa tem um processo diferente, eu já vi alguns que pediam três cotações diferentes para cada item (hotel, aéreo, seguro, etc.). Você consegue as cotações, providencia as aprovações e descobre que.... o viajante não tem passaporte. A secretária providencia toda a papelada, faz o agendamento de urgência, faz o pagamento e adianta tudo para o viajante. (continua...). Pensamento rápido, proatividade.

10h00 – Entre um atendimento e outro (pessoas pedindo informações, telefone, Skype, etc.) e a organização da viagem, apareceu também alguns pedidos de compras a serem realizados, prestações de contas dos gestores, textos para revisão e não se esqueça, você precisa ficar de olho da agenda de todos os seus gestores. Atenção, concentração, time keeping, multitasking.

12h00 – Hora do almoço, que hora mais feliz! Seu celular começa a vibrar insistentemente no bolso e, quando você o pega, tem a notícia que a videoconferência do cliente super importante das 13h30 foi adiantada para 13h00. Você e seu gestor estão em horário de almoço, mas o cliente está em Paris precisa encerrar o expediente dele mais cedo. Seu gestor está fora da empresa e a vídeo conferência precisa acontecer. Você acelera seu almoço, liga para seu chefe e pede para ele voltar, inicia a videoconferência por ele. Sim! Por ele. Você fala coisas genéricas sobre a empresa, falando das competências e habilidades gerais, quando seu gestor estiver pronto para assumir, a bola é passada. Línguas, gestão de conflitos, falar em público, resolução de problemas.

14h00 – Tudo certo para o passaporte de urgência do viajante internacional. Mas as cotações mudaram e você precisa refazer, descobrindo que, ao pagar as diárias diretamente no hotel, pode ser mais barato. Será que o hotel aceitaria o cartão no nome da empresa e não no nome do colaborador? Você liga no hotel e tenta resolver esta questão. A resposta é negativa, mas você tentou. Finaliza essa viagem, agenda os carros ao aeroporto, envia vouchers e informações ao viajante. Empatia, organização, línguas, proatividade.

16h00 – Você entra em reunião com o seu gestor financeiro para a elaboração da Ata. São 60 minutos nos quais você deve ficar atenta a todos os detalhes para que nada seja perdido. Concentração, técnicas de redação, confidencialidade, agilidade.

17h00 - Fim de expediente. Seus gestores lhe passam as orientações para o próximo dia e você fica até 17h30 deixando tudo pronto, para que não tenha que chegar às 07h00. Responsabilidade, organização, comprometimento.

Pareceu uma rotina simples?

Não são todos os dias que você precisa substituir seu gestor em uma videoconferência, mas sim, são todos os dias em que a secretária executiva fala pelo gestor. Quando uma secretária fala é como se o chefe estivesse falando, por isso, confidencialidade, discrição e equilíbrio emocional são fundamentais.

A secretária está sempre (friso, sempre) realizando mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Caso a sua empresa não sinta os “solavancos” do dia-a-dia, sinal que o seu trabalho enquanto secretária é excelente.

Por que escrevi tudo isso? Porque nessa minha busca por recolocação tenho visto inúmeros anúncios para “Secretária Executiva Bilíngue” cujo salário não ultrapassa os R$2000,00. A maioria das secretárias executivas que eu conheço possui: graduação, pós-graduação, fala mais de um idioma e possui inúmeras características não quantitativas inerentes ao cargo. Eu entendo a restrição e encolhimento do mercado, mas R$2000,00 é fora de questão para o cargo em questão. Este salário é para auxiliar de secretaria e nenhuma de nós, secretárias, diante de tudo o que fazemos, deveria aceitar isso.

Gostaria de propor uma reflexão a todos os executivos que têm uma secretária: Você acha que o trabalho dela é fácil demais? Você verdadeiramente conhece o dia-a-dia e atribuições dela? Tentou propor algo novo que a empodere ou desafie para seu crescimento?

Por : Laura Colli Gon

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